Veel eigenaren van (kleine) bedrijven moeten regelmatig voorafgaand het leveren van de dienst of product een rekening sturen naar (potentiële) klanten. Potentiële klanten vinden het namelijk fijn om precies op papier te hebben welke dienst/product wordt geleverd en tegen welke prijs dit is. Op basis van zo’n offerte kan de (potentiële) klant beslissen of ze het product of dienst willen kopen. De offerte geeft zekerheid. Als dit mondelings wordt afgesproken, kan het makkelijk voorkomen dat de prijs omhooggaat. De offerte laat zwart-op-wit zien wat er is afgesproken. Hierdoor kan het bedrijf die het product/dienst levert er niet meer onderuit. Als eigenaar van een bedrijf die regelmatig veel offertes stuurt, is een effectief offerte systeem aan te raden. Er zijn veel verschillende soorten offertes en er zijn ook specifieke eisen aan het opstellen van een offerte. Sommige eisen zijn verplicht en andere eisen zijn wenselijk. Door het aantal verschillende offertes en de eisen kan het werken met een voorbeeld offerte zeer effectief en nauwkeurig zijn.

Wat voor soorten voorbeeld offerte zijn er?

In Nederland kent met drie soorten offertes. De eerste is een offerte voor het leveren van een product. Dit document wordt gestuurd wanneer een klant een verzoek doet tot het kopen van een product in een grote hoeveelheid. In dit document staat hoeveel de klant eventueel zou moeten betalen wanneer het product wordt geleverd. Deze initiële offerte schat de kosten van het product en wat voor werk er gedaan moet worden om ervoor te zorgen dat het kan worden geleverd. Het is aan te raden om van deze productofferte een voorbeeld offerte te hebben. Hierdoor weet je zeker dat alles erin staat. Een ander soort offerte is een offerte voor een dienst. Een dienstofferte kan ingewikkeld zijn. Diensten zijn namelijk lastig te vergelijken met concurrenten. Bij het verkopen van een dienst verkoop je namelijk een beleving. Bij een dienstofferte is het dus belangrijk om de dienst aantrekkelijk te verkopen aan de klant. Maak de offerte als een beleving. Het is belangrijk om ook hierbij een voorbeeld offerte te hebben. Echter, zorg ervoor dat deze makkelijk aan te passen is. Laatste soort offerte is een hele uitgebreide offerte. Het kan zijn dat een bedrijf zowel diensten als producten levert. Bij dit soort offerte is een structuur erg belangrijk. Er staat namelijk veel informatie op en de klant moet in enkele seconden begrijpen wat er staat.

Wat zijn de eisen van een offerte?

• Een offerte moet een aantal punten bevatten
• Namen
• Adressen
• KvK nummer
• btw-nummer en percentage
• Offertenummer
• Datum
• Termijn van de offerte
• Diensten en product (inclusief prijzen)

Het is verplicht dat bovenstaande gegevens op elke voorbeeld offerte en echte offerte staan. Zonder deze gegevens is het geen officiële offerte. Naast deze gegevens wordt het vaak aangeraden om extra informatie toe te voegen. Bijvoorbeeld bij een dienstenofferte wordt het aangeraden om de dienst uitgebreid en levendig te beschrijven. Daarnaast wordt het aangeraden om een offerte nummer toe te voegen. Dit is voornamelijk handig voor je eigen administratie. Het opstellen van een voorbeeld offerte is erg aan te raden. Het is mogelijk om een bedrijf te vragen om een voorbeeld offerte te maken. Hierdoor weet je zeker dat de offertes correct zijn die je zal versturen.